Allestimenti fieristici. Progettazione e realizzazione per una fiera di successo!

Progettare uno stand fieristico non è una cosa di poco conto: uno stand pensato e costruito per una fiera di settore è uno strumento di marketing a tutti gli effetti. Una struttura temporanea che durante la sua “vita” deve dare il massimo in termini di ritorno dell’investimento. L’obiettivo di uno stand è semplice: trasmettere l’identità di marca, in modo da coinvolgere il numero più alto possibile di visitatori in target con l’azienda.

Il coinvolgimento, ovvero la user experience dei visitatori potrà avere diverse finalità, ad esempio l’acquisizione di nominativi interessati o la valorizzazione del prodotto. Essendo lo stand uno strumento di marketing, la sua realizzazione non può prescindere da una serie di attività da mettere in conto, prima, durante e dopo l’evento per il quale è stato concepito.

Per creare un vantaggio competitivo lo stand deve essere progettato per tempo avendo chiari gli obiettivi di partecipazione all’evento: prima dell’ideazione sarà necessario valutare ogni aspetto inerente l’attività del cliente.

Analisi del settore, posizionamento del brand, mercato di riferimento, tipologia di evento, numero di visitatori attesi in fiera sono solo alcuni degli elementi che devono essere valutati quando ci si approccia alla progettazione di uno stand fieristico.

Progettazione dello stand: quali sono i soggetti coinvolti?

  • L’ente fiera che organizza l’evento;
  • l’azienda cliente che presenzierà all’evento;
  • l’agenzia di comunicazione dell’azienda cliente;
  • il progettista (exhinit designer) e l’azienda produttrice dello stand. In questo staff troveremo anche tutto il personale dedicato (falegname, elettricista, tipografia per le decorazioni degli allestimenti, etc).

Come visto gli installatori che si occupano della progettazione e realizzazione degli stand devono confrontarsi non solo con il cliente, ma anche con l’agenzia di comunicazione che segue l’azienda per tutti gli altri canali B2B o B2C.

Esistono infatti diverse aziende che si occupano della realizzazione fisica dello stand, ma è anche chiaro che seppure le competenze tecniche siano acclarate, spesso le capacità comunicative non coincidono con quelle dell’azienda.

Un’agenzia di comunicazione deve essere in grado di affiancare l’azienda prima, durante e dopo lo svolgimento dell’evento. Chi si occupa della realizzazione fisica dello stand entrerà nel merito solo di alcune delle tematiche legate alla brand identity del cliente.

Stand fieristici Brescia

Cosa fare prima dell’evento

Nei giorni dell’esposizione tutto deve funzionare alla perfezione in base al programma e ad una serie di task che sono stati completati prima del suo inizio. Questi task partono da lontano e riguardano la comunicazione aziendale che, avverrà non solo attraverso il progetto dello stand, ma anche con l’ausilio degli strumenti di marketing aziendale.

Azioni di marketing

L’agenzia di comunicazione dovrà seguire il cliente in questa attività in modo da organizzare tutto quanto necessario alla buona riuscita dell’evento. Vediamo quali sono le attività da compiere prima dell’evento:

  1. Informare il pubblico prima dell’evento
    • Attraverso il sito web dell’azienda ed il portale dell’ente ospitante l’evento;
    • con l‘utilizzo dei canali social aziendali e dell’agenzia che affianca il cliente;
    • tramite almeno due newsletter dedicate all’evento da effettuarsi all’annuncio della partecipazione e pochi giorni dell’inizio dell’evento;
    • utilizzando i banner digitali (di solito rilasciati dall’ente ospitante) da inserire sul proprio sito e/o come firma nelle mail aziendali.
  2. Preparare il materiale necessario e coordinato
    • Si può pensare alla realizzazione di video, brochure, flyer e materiale promozionale vario che andranno ideati e progettati settimane prima dell’evento. L’agenzia verificherà i tempi tenendo conto anche della stampa e consegna del materiale cartaceo.
    • I gadget: sono fondamentali per ogni evento. Grosso errore presentarsi con uno stand senza i gadget aziendali.
    • E’ necessario ricordarsi di tutto il materiale dell’immagine coordinata: in primis i biglietti da visita di ogni persona presente allo stand, i blocchi per gli appunti.

Il progetto dello stand

Come detto per la progettazione dello stand i soggetti coinvolti sono diversi. Ognuno di loro avrà una serie di compiti specifici da svolgere per la buona riuscita del progetto. Vediamoli di seguito:

Ente fiera

Deve fornire la pianta della fiera con tutte le quote possibili e gli ingombri dello spazio concordato col cliente. Fornirà tutta una serie di norme e regolamenti da seguire per la progettazione dello stand, la permanenza nei giorni dell’evento e lo smontaggio dello stesso. Concorderà con il cliente il costo dello spazio e gli eventuali extra necessari.

Azienda cliente

Dovrà fornire al progettista ed all’azienda installatrice il budget a disposizione per la costruzione dello stand. Materiale utile proveniente da altre esposizioni (immagini, video etc). Un’idea sul personale presente alla fiera, sull’eventuale rete di agenti e/o il numero dei possibili clienti che visiteranno lo stand.

Agenzia di comunicazione e/o ufficio marketing interno

E’ il soggetto che deve trasportare le richieste di comunicazione dell’azienda e la sua corporate identity nella progettazione fisica dello stand. Per far questo si interfaccerà con il progettista/installatore fornendo: brand manual aziendale, informazioni sul materiale cartaceo e/o digitale che sarà presente in fiera e quanto necessario a mantenere attinenza con il posizionamento nel mercato del cliente.

Progettista e azienda installatrice

Sono i due soggetti deputati al concepimento vero e proprio dello stand: il progettista può essere esterno alla ditta installatrice (architetto professionista, interior o exhibit designer, etc) oppure può far parte dello staff della stessa.

Il progetto verrà concordato tra tutti i soggetti coinvolti, ognuno per le sue competenze, in modo da soddisfare ogni esigenza di comunicazione, ritorno dell’investimento, sicurezza e fattibilità. Il progetto riguarderà la scelta della posizione, le entrate dello stand, i volumi di traffico previsti, i materiali utilizzati, le strutture portanti, le decorazioni, le luci, i dispositivi audiovisivi, etc.

Cosa fare durante l’evento

I giorni dedicati all’esposizione sono il momento “clou” di un piano strategico che, come detto, parte da lontano. In quei giorni quanto è stato pensato deve trovare forma. La sera prima dell’evento lo stand deve essere assolutamente completato in ogni sua parte (tranne per quanto viene fornito dall’ente fiera all’avvio dell’evento): molto poco professionale terminare l’allestimento con il pubblico già presente nei corridoi della fiera.

Pronti via!: quali sono le azioni da svolgere in fiera?

Al di là degli specifici obiettivi aziendali, l’intento durante la fiera è quello di attirare più gente interessata possibile negli spazi dello stand. Abbiamo già visto cosa fare prima, alcune delle azioni possibili, invece durante la fiera, possono essere le seguenti:

  • Come prima cosa organizzate un sistema di raccolta dati dei soggetti interessati: attenzione a far compilare l’accettazione per la gestione dei dati personali. Meglio un sistema digitale con pochi campi ma significativi: potete offrire un gadget “plus” in cambio dell’iscrizione alla newsletter ad esempio.
  • In base alle regole dell’ente fiera programmare appuntamenti “aperitivo” corredati da musica e video.
  • Coinvolgere influencer o blogger di settore nell’ambiente espositivo parlandone nei social e negli strumenti di comunicazione dedicati della fiera e dell’azienda.
  • Organizzando workshop con la possibilità di offrire contenuti mirati alla formazione professionale.
  • Dare vita al PED ovvero al piano editoriale previsto per i giorni della manifestazione sui canali social aziendali: fondamentale scattare foto e realizzare miniclip video per l’utilizzo anche futuro.
  • Calendarizzare appuntamenti mirati con gli agenti e/o i clienti più importanti: in questo modo eviterete imbarazzanti sovrapposizioni.
  • Disponete i gadget ed il materiale di comunicazione in modo strategico in modo che non siano presi a caso dal primo che passa, ma date loro un’ordine logico in modo da attrarre quelli più interessati all’interno dello stand. Quindi flyer informativi, caramelle e gadget economici alla reception (dove tutti possono arrivare), brochure aziendali specifiche nei settori strategici e materiale più corposo sui tavolini degli appuntamenti.

Cosa fare dopo l’evento

Alla fine dei giorni dedicati all’evento sarà necessario analizzare in modo sistematico quanto raccolto: uno degli errori più comuni da parte di molte aziende è quello di lasciar raffreddare i contatti raccolti durante le fiere.

Analizzare i contatti ricevuti

Sarà invece interessante profilare i contatti ricevuti organizzandoli in modo da capire come ricontattarli oppure cestinarli in quanto non attinenti al vostro business. Con l’agenzia di comunicazione e l’ufficio marketing concorderete le strategie da perseguire per ottimizzare i dati elaborati.

Analisi critica

Riunite i diversi soggetti che hanno partecipato alla fiera: agenzia, progettista ed azienda installatrice dello stand. Verificate con loro cosa ha funzionato e cosa no: fatelo subito per appuntarvi informazioni preziose per la prossima fiera.

Feedback immediato

Inviate una mail di ringraziamento a tutti i vostri contatti ed ai vostri collaboratori, agenti e clienti più importanti comunicando da subito alcuni dati della fiera per dimostrare che è stata un’esperienza positiva.

Prolungate l’onda di interesse

Grazie ai social ed al vostro blog aziendale potrete riprendere i temi importanti emersi durante la fiera e focalizzare l’attenzione del pubblico sulla vostra capacità di analisi del vostro settore. Create discussione e rendetevi autorevoli rispondendo alle domande dei clienti.

Michele Scarpellini
DIRETTORE CREATIVO

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